Meer Potentieel uit je Meeting of Organisatie

Ik was laatst voor het eerst in lange tijd weer eens bij een echte bijeenkomst ergens in het land. Goeie sprekers, belangwekkende thema, inspirerende omgeving en artiesten, en toch veel kansen gemist. Teveel herhalen we wat we gewend zijn. Te weinig vragen we ons af, hoe zouden we er veel meer uit kunnen halen?

Soms denk ik wel eens, we beseffen te weinig dat we een zaal van vaak hoogopgeleide en of zeer betrokken mensen hebben. Benut de kracht uit de zaal! Breng leven tussen deelnemers onderling. Ook zij wisselen dan meer informatie uit en het gevoel van we zitten er samen in groeit.

Nu we weer samen aan de slag gaan is dus meer potentieel halen uit je bijeenkomst of organisatie essentieel. Onderzoek zegt dat vooral online-werkers vaak geen energie meer hebben om innovatief voorwaarts te denken, als die energie al niet vermoord was door een overdaad aan protocollen. Denk niet dat één (leuke) samenkomst meteen alles goed maakt, maar een goede bijeenkomst kan heel veel verschil maken.

Hier zijn een aantal tips om het meeste uit je bijeenkomst te halen. Daaronder volgen een aantal tips om diezelfde ideeën naar je organisatie te vertalen.

Beginnen met goede Icebreaker of juist een ritueel?

Hier wat principes om de beste varianten in te zetten:

• Wel eens in alle pauzes net geen lekkere gesprekken gehad, omdat je niet wist, wie jij nou net te spreken had? Goede ijsbrekers laten velen met velen kennismaken en bieden hun inspiratie om een aantal daarvan later nog eens aan te spreken. Al is het alleen al, om te zorgen dan anderen bij de koffie aansluiting vinden met mensen met wie ze chemie en of qua onderwerpen wat met elkaar hebben. Ook met extra's op bijv. naambordjes kan je veel bereiken.
• Wel eens geërgerd over 'leuke spelletjes', die niks met de inhoud van de bijeenkomst te maken hadden? Goede ijsbrekers zetten de principes van de bijeenkomst neer. Wil je geconcentreerde deelnemers, open harten of juist doeners wakker maken? Zorg dat de oefeningen juist de gewenste aspecten levend en helder maken voor iedereen. Breng ze (ongedwongen!) in de staat die past bij de inhoud.
• Wel eens gedacht over de trainer, "Tja, je bedoeling snap ik, maar nergens komen wij tot leven."? Als je 10 tot 45 minuten hebt om iets neer te zetten, maar de deelnemers zijn verplicht aanwezig, dan mag je geen wonderen verwachten. Bespreek mogelijk weerstand van te voren. Hoed U voor die academische communicatie trainer, die een cursus Theatersport heeft gedaan, maar modellen nog steeds beter begrijpt dan mensen. Zorg dat de begeleider in sfeer en toon de mensen meekrijgt.
• Wel eens gedacht, "Alweer 'leuk doen', terwijl we echte zaken te bespreken hebben?" De sfeer moet bij het onderwerp passen. Je kan ook ritueel beginnen. Juist de grote vragen op de voorgrond plaatsen op zo'n manier dat ze bij iedereen van binnen al worden aangekeken.

Hoe gebruik je de potentie uit de zaal?

Tja, wie zich richt op grote namen op een podium vergeet te vaak de potentie in de zaal. De belangrijkste inspirators zijn vaak bevlogen collega's die zich in onze positie kunnen verplaatsen en kleine maar belangrijke zetjes kunnen geven.

• Wel eens meegemaakt dat grote namen vertellen wat je al wist, en je buurvrouw iets veel boeienders zegt? Grote namen snappen jouw problemen vaak minder goed, dan je buurvrouw die zich in jou kan verplaatsen. Benut daarom de wijsheid uit de zaal, middels Open Space of Unconference sessies. Kleinere werksessies helpen ook weer, dat de mensen de meest bij hun passende mensen treffen.
• Wel eens geërgerd aan 'bevlogen' sprekers, die niet verhullen dat jij straks slechte boodschappen/producten aan de man moet proberen te krijgen? Organisaties denken soms dat een vurige preek of leuke optredens zwaktes en oneigenlijke intenties kunnen verhullen. Besteed liever meer aandacht aan betekenis, zorgen van deelnemers en integriteit van de organisatie.
• Wel eens meegemaakt dat er voor (jouw) echte vragen geen tijd was? Subsessies kan je rond aanbod organiseren. Dat kan ook rond vragen van deelnemers, en hen deze zelf laten clusteren. Door onder meer dialoog-sessies kunnen meer mensen zelf echt bijdragen rond wat voor hen belangrijk is.

Hoe vergroot je innovatiekracht en creativiteit?

• Wel eens vragen en stellingen meegemaakt waar je op slag moe van werd? Tja, interactie in de zaal middels voorgelegde stellingen en vragen is vaak verborgen controle. Organisaties proberen regelmatig te sturen op gewenste uitkomsten. Denk niet dat de zaal dat niet doorheeft. Faciliteer het proces vanuit wat er leeft en besproken wil worden.
• Wel eens gedacht, mooie plannen, maar met wie doen we dit eigenlijk samen? Of leuke mensen, maar wat gaan we doen? Ik heb veel start-up meetings meegemaakt. Deze zijn lastig. Of organisatoren leggen veel te lang hun plan uit, alsof het al klaar is. Of ze dringen te snel aan op samenwerken, zonder dat mensen echt zijn ingestapt of zelf iets mogen veranderen aan het plan. Of ze maken het te gezellig en deelnemers vragen zich af, waar gaat het nu eigenlijk om? Werk dus aan een goede balans tussen inhoud en ontwikkelen van chemie tussen deelnemers onderling. Neem daar tijd voor.
• Wel eens gedacht, ik hoor alleen dingen die ik eerder heb gehoord? Echt nieuwe ideeën zijn moeilijk. En nieuw en origineel betekent niet vanzelfsprekend beter. Toch moeten we door een barrière heen. Einstein zei al: "Je kan geen problemen oplossen met dezelfde vorm van denken als die het probleem veroorzaakten." Besteed daarom in de aanloop van bijeenkomsten meer tijd aan welke vragen je stelt, en hoe je nieuwe perspectieven binnenbrengt.
• Wel eens inspiratie gehaald buiten de box? Doorgaand op de opmerking van Einstein. We kennen allemaal de vakbijeenkomst waar vakexperts in vakjargon hun positie verdedigen. We lezen in de krant dat milieu onderhandelingen vooral tegen weerstand aanlopen die oude denkbeelden en belangen beschermen. Te veel praten we vanuit vaststaande denkramen. Daarom dat vaak de leken, nieuw in een gebied, of ideeën uit andere gebieden juist voor doorbraken zorgen. Zij brengen echt iets nieuws in. Zit je vast? Haal er ook eens leken en buitenstaanders bij. Denk bijv. biomimicry.
• Wel eens gedacht, wat zit iedereen hier toch vast aan stokpaardjes? Maak het speelser. Dit is echt mijn terrein. Speelse mensen zijn flexibeler, denken leniger, passen zich sneller aan, staan meer open voor samenwerking, geven meer vertrouwen. Ook kunst, acts, locaties kunnen veel doen, om mensen uit hun vaste patronen te halen.
• 
  

Hoe creëer je vernieuwende beweging in je organisatie?

Wat zijn de simpele lessen van de voorgaande inzichten die je in je organisatie kan implementeren? Hoe krijg of houd je leven in de organisatie?

• Hoe ontvang je nieuwe medewerkers (als gaten in de organisatie vullers of als nieuw talent)? En hoe houd je de sfeer erin? Er zijn veel verschillende ideeën over blijdschap in werk. Wat we wel zeker weten, is dat burnouts, stress en vervanging van personeel heel veel geld kosten. En dat spelen dat je 'soort van familie bent' zolang je braaf meedoet, totdat ontslag-rondes elk teamgevoel verpesten, op lange termijn funest zijn. Sfeer ontstaat door lijfelijke ontmoetingen, gemeenschappelijk doel en betekenis waarin mensen geloven, kansen op vrienden maken, ervaren dat je bijdrage telt, gevoel van veiligheid en enige speelse momenten. Een dag niet gelachen is..
• Hoe krijg je meer potentie uit je medewerkers? Wat voor de zaal in bijeenkomsten geldt, geldt ook voor personeel. Als hun inbreng oor krijgt en meetelt, wordt meedenken ook zinniger en leuker voor ze. Managers die wat vaker even informeel checken en opmerkingen meenemen en er op terugkomen creëren meer stroming in organisaties. Maar ook bijeenkomsten waarin medewerkers kunnen meedenken over organisatie-vraagstukken en uitdagingen kunnen verschil maken. Zeker als mensen weinig lijfelijk aanwezig zijn, wordt het essentieel om de momenten waarop dit dan gebeurt ook echt betekenisvol te maken. Ruim ook tijd in voor bonden tussendoor. Mensen geven vaak toch het meest om andere mensen die ze kennen.
• Hoe vergroot je innovatiekracht en creativiteit? 1. Werken met mensen is wezenlijk anders dan werken met machines. Protocollen zijn daarom essentieel voor piloten, maar leraren gaan er kapot aan. Geef daarom zeker mensen die mensgericht werken, meer vertrouwen, spreek ze meer aan op waarden en vermijd alsmaar nieuwe regeltjes die samen berg op schouders worden. Ook hebben beroepen waarin hoger niveau van denken belangrijk is, meer denk ruimte nodig. Ik zie vaak wandelen in park of bos als deel van mijn werk. Ideeën kun je niet organiseren. Je creëert er ruimte voor.
• Hoe vergroot je innovatiekracht en creativiteit? 2. Met de toename van bullshit jobs neemt ook motivatie af. Je werkt voor je inkomen. Maar zin in je werk, of zinnig werk, nee. Organisaties hangen soms teveel aan succesvolle producten en diensten die eigenlijk overbodig zijn. Sommige organisaties lijken hele ecosystemen gebaseerd op fabeltjes. Tja, geen wonder dat niemand meedenkt of ideeën heeft. Dan moet je gaan praten over betekenis hervinden en of nieuwe doelen stellen, die positieve emoties oproepen. En als dat niet kan creëer dan tenminste zijtaken, commissies die wel wezenlijke dingen doen. Want betekenis is uiteindelijk wezenlijker dan geluk. Het is zelfs een voorwaarde voor geluk.
• Hoe vergroot je innovatiekracht en creativiteit? 3. Er is een levensgroot verschil tussen een spel spelen met elkaar en spelen met elkaar. In teveel organisaties lopen mensen met maskers op een spel van serieusheid met elkaar te spelen. Want zolang ik serieus werk, is mijn bestaansrecht in de organisatie gegarandeerd. Bedenk eens dat mensen die hun eigen beroep of aanwezigheid overbodig maken, eigenlijk degenen zouden moeten zijn die je houdt. Ik zelf werd erg creatief door luiheid. Altijd dacht ik, kan dit ook met minder moeite en in minder tijd? Of soms nog beter, is dit echt wel nodig? Nee, overboord dan. Ik ga liever spelen. Daarvan krijg ik energie. En is dat serieus? Jazeker. Door spelen leren we sneller, we komen meer tot leven, hebben meer ideeën en, essentieel voor moderne organisaties, passen onszelf sneller aan naar nieuwe omstandigheden. Meer speelruimte voor echt spelen maken dus.
• 
  

Kortom we zijn mensen. Wat ons tot leven brengt, wat ons zin geeft en fijne (nieuwe) ervaringen geeft moet liefst aanwezig zijn in alles wat we doen.

Ik ervaar dat leven in verbinding met de wereld om mij heen, en de vrijheid voelen om daar mijn beste steentjes aan bij te dragen mij tot leven brengt. Ik straal voor groepen. Waar straal jij? En wanneer straalt je bijeenkomst of organisatie?

Veel succes!

En als je er hulp bij zoekt? Ja, dan kan je me altijd berichten, bellen en inhuren. :)

Hier nog meer ideeën om creatiever te worden.